Le tiers payant est un atout pour fidéliser les patients et fluidifier les encaissements. Mais mal maîtrisé, il devient une source de pertes financières importantes. Chaque année, des praticiens perdent plusieurs milliers d’euros simplement par manque d’organisation ou d’anticipation. Voici les 5 erreurs les plus fréquentes… et les solutions pour les éviter.
Oublier de vérifier les droits patients à chaque passage
Vérifier la carte Vitale ne suffit pas. Les complémentaires changent régulièrement (mutation professionnelle, résiliation en cours d’année, CMU expirée…).
- Une simple omission peut entraîner un rejet automatique.
- Exemple : un patient avec une nouvelle mutuelle non mise à jour → paiement refusé.
Solution : intégrer la vérification systématique des droits (AMO + AMC) avant chaque soin.Pour l’AMO via votre logiciel ou téléservice ADRi. Pour l’AMC vérifier les droits sur la carte (et certains sites permettent une vérification au jour J) et redemander au patient s’il a toujours la même mutuelle.
Mauvaise gestion des rejets et suivi irrégulier des paiements
Beaucoup de praticiens traitent les rejets “en urgence”, sans méthode. D’autres laissent passer plusieurs semaines sans vérifier les règlements. Résultat : les impayés s’accumulent et deviennent invisibles.
- Un rejet ignoré = une perte sèche si le délai de forclusion passe.
- Des virements non rapprochés = trésorerie faussée.
Solution : mettre en place un suivi hebdomadaire :
- un tableau de bord clair (ex. Google Sheets partagé),
- un créneau fixe par semaine pour traiter les rejets,
Mauvais codage des actes et manque de formation de l’équipe
Le codage erroné est une cause fréquente de refus de paiement. Un acte mal renseigné ou une nomenclature obsolète = rejet systématique.
Ajoutons à cela le manque de formation de l’équipe : assistantes et secrétaires non sensibilisées au tiers payant multiplient les erreurs.
Solution :
- Former régulièrement votre équipe aux évolutions réglementaires (nouveaux codes CCAM, règles spécifiques optique/dentaire).
- Organiser des points mensuels “tiers payant” pour corriger les pratiques.
- Mettre à jour le logiciel de gestion pour éviter les incompatibilités.
Ignorer le rapprochement bancaire
Le rapprochement bancaire est souvent négligé. Pourtant, c’est la seule façon de vérifier que les virements Sécu et mutuelles correspondent aux actes facturés.
- Sans rapprochement → un impayé peut passer inaperçu.
- Exemple : un cabinet dentaire de 500 000 € de CA dont 70 % en tiers payant : 10 % d’impayés non repérés = 35 000 € de pertes annuelles.
Solution :
- Vérifier chaque mois que les virements sont identifiés et ventilés correctement.
- Comparer les relevés bancaires aux retours NOEMIE sur le logiciel de gestion.
Ne pas anticiper les demandes de prises en charge (DPEC)
La DPEC est obligatoire pour certains soins. Mal anticipée, elle bloque le paiement.
- Déposer la demande le jour du soin = refus ou retard.
- Attendre la réponse de la mutuelle peut prendre plusieurs jours/semaines.
Solution :
- Envoyer la DPEC dès le devis validé.
- Suivre l’avancement dans un tableau ou un logiciel connecté.
- Relancer la mutuelle avant le soin si aucune réponse n’est reçue.
Conclusion
Ces erreurs paraissent mineures, mais elles se traduisent par des pertes financières considérables. La clé : organisation, anticipation et formation.
Avec TP Zen, vous bénéficiez :
- d’un suivi en temps réel de vos impayés traités,
- d’une équipe experte qui gère rejets, DPEC et rapprochements bancaires,
- d’outils adaptés pour protéger durablement votre trésorerie.
À retenir en 30 secondes
- Vérifiez toujours les droits patients avant chaque soin.
- Traitez rejets et paiements avec méthode, chaque semaine.
- Formez votre équipe et mettez à jour vos outils.
- Faites le rapprochement bancaire tous les mois.
- Anticipez les DPEC pour éviter blocages et retards.
