Le tiers payant facilite l’accès aux soins, mais il complexifie la gestion financière des cabinets de santé. Beaucoup de praticiens pensent qu’un rejet est forcément visible. En réalité, sans rapprochement bancaire rigoureux, des impayés passent inaperçus. Résultat : une trésorerie faussée et des pertes importantes.
Le rapprochement bancaire n’est pas une simple formalité : c’est une compétence à part entière, qui demande organisation, précision et expertise.
Qu’est-ce que le rapprochement bancaire en tiers payant ?
Le rapprochement bancaire consiste à comparer les virements bancaires (Assurance Maladie et mutuelles) avec les factures transmises (flux NOEMIE ou AMC).
L’objectif est double :
- vérifier que chaque acte facturé a bien été réglé,
- confirmer que les virements annoncés par les organismes sont effectivement arrivés sur le compte.
Sans rapprochement, certains rejets passent inaperçus, des paiements partiels restent non identifiés, et il devient impossible de distinguer ce qui est réellement impayé de ce qui est payé mais non rapproché.
Les risques d’un rapprochement bancaire négligé
Ne pas réaliser de rapprochement bancaire, ou le faire trop tard, expose à plusieurs dangers :
- Impayés invisibles : sans comparaison régulière, des rejets s’accumulent et se perdent dans la masse.
- Trésorerie faussée : vous pensez avoir été payé, mais certains virements n’ont pas été associés aux bons actes.
- Pertes financières importantes : un cabinet dentaire de 500 000 € de CA dont 70 % en tiers payant peut perdre jusqu’à 8 % de ses recettes (35 000 € par an) si les impayés passent inaperçus.
Étapes pour un rapprochement bancaire efficace
Importer les données
- Les lignes bancaires via un relevé en format CSV ou CFONB selon votre logiciel.
- Les retours NOEMIE (Assurance Maladie).
- Les récapitulatifs de paiements mutuelles.
Vérifier les correspondances
- Chaque virement doit correspondre à une facture.
- Attention : la facture doit être identique à la DPEC validée, sinon paiement refusé.
Identifier les écarts
- Factures non réglées.
- Paiements partiels.
- Virements en attente de rapprochement.
Corriger ou relancer
- Relancer rapidement la mutuelle ou l’AMO en cas d’écart.
- Réémettre la facture si nécessaire.
Outils et organisation
- Paramétrage logiciel : la plupart des logiciels métiers intègrent une fonction de rapprochement. Encore faut-il qu’elle soit bien configurée.
- Tableau de suivi : un outil simple (Google Sheets, Excel) peut suffire pour les petites structures.
- Externalisation : pour les cabinets avec un flux important, déléguer cette tâche à des spécialistes du tiers payant est souvent le meilleur choix.
Étude de cas : gains concrets
Un cabinet dentaire réalisant 500 000 € de chiffre d’affaires dont 70 % en tiers payant a identifié, grâce au rapprochement bancaire hebdomadaire, 35 000 € d’impayés passés inaperçus. En externalisant, il a récupéré plus de 80 % de ces sommes dès la première année.
Conseils pratiques à appliquer dès maintenant
- Réaliser un rapprochement bancaire chaque semaine, pas seulement en fin de mois.
- Sensibiliser l’équipe (assistantes, secrétaires) à l’importance de cette étape.
- Vérifier que les factures correspondent exactement aux DPEC validées.
- Externaliser si le volume est trop lourd ou si l’expertise manque en interne.
Conclusion
Le rapprochement bancaire en tiers payant n’est pas une tâche secondaire : c’est un pilier de la gestion financière. Négligé, il coûte des milliers d’euros chaque année. Bien géré, il sécurise la trésorerie et offre une vision claire de vos recettes.
Avec TP Zen, vous bénéficiez d’un suivi expert, de rapports clairs et d’une gestion proactive qui fiabilise vos encaissements.
À retenir en 30 secondes
- Le rapprochement bancaire compare virements et factures pour sécuriser les paiements.
- Sans lui, il est impossible de savoir ce qui est réellement impayé.
- Un rapprochement hebdomadaire limite les pertes et clarifie la trésorerie.
- L’expertise (interne ou externalisée) est indispensable pour éviter erreurs et retards.
Sources fiables :
- Ameli Pro – Téléservices Assurance Maladie
- Ministère de la Santé – Règles du tiers payant
- CNAM – Flux NOEMIE et gestion du tiers payant
