La demande de prise en charge (DPEC) est une étape incontournable dans certains actes de santé. Mal maîtrisée, elle engendre des retards, des refus ou des impayés. Bien gérée, elle sécurise vos paiements et vous fait gagner un temps précieux.
Dans ce guide complet, nous vous expliquons :
- ce qu’est une DPEC et quand elle est obligatoire,
- les erreurs à éviter,
- les délais à connaître,
- et les bonnes pratiques pour ne plus perdre d’argent.
Qu’est-ce qu’une DPEC ?
Définition
La DPEC est la transmission électronique, par le professionnel de santé, d’une demande de validation préalable à la mutuelle (AMC). Elle vise à obtenir l’accord de prise en charge du patient avant de réaliser certains soins.
Actes concernés
La DPEC est obligatoire ou fortement recommandée pour :
- les soins prothétiques et implantaires en dentaire,
- l’orthodontie,
- certains actes optiques (lunettes, lentilles, chirurgie),
- certains actes lourds en hospitalisation.
Rôle dans le tiers payant
Elle garantit que la mutuelle règle directement sa part. Sans DPEC, le praticien prend le risque d’un refus de paiement a posteriori.
Pourquoi la DPEC est-elle essentielle ?
- Sécuriser la trésorerie : sans accord écrit, la mutuelle peut refuser le remboursement.
- Éviter les mauvaises surprises : patient non couvert, plafonds dépassés, exclusions contractuelles.
- Fluidifier la relation patient : le devis est validé en amont, la part prise en charge est claire pour tous.
Les erreurs fréquentes dans les DPEC
Envoyer la demande trop tard
Attendre le jour du soin, c’est s’exposer à un refus ou à un long délai.
Mauvaise identification de la mutuelle
Le patient a changé de complémentaire mais la demande est envoyée à l’ancienne → rejet assuré.
Ne pas suivre la facturation
Certaines plateformes exigent que la facturation soit réalisée en ligne directement sur leur portail après acceptation de la DPEC. Si cette étape est oubliée, le paiement n’est jamais déclenché.
Facture non conforme à la DPEC
La facture transmise doit correspondre exactement à la demande validée (codes, montants, actes). Toute divergence entraîne un refus de paiement de la part de la mutuelle.
Délais et réponses des mutuelles
- Délais moyens : de 24h à 5 jours selon les mutuelles.
- Actes complexes (ex. orthodontie) : la réponse peut prendre jusqu’à plusieurs semaines.
- Réponses possibles :
- Acceptation totale,
- Acceptation partielle (reste à charge patient),
- Refus (acte non couvert, plafond atteint).
- Acceptation totale,
En dentaire, la forclusion est de 2 ans : passé ce délai, la somme est perdue.
Bonnes pratiques pour sécuriser la DPEC
- Envoyer la demande dès validation du devis.
- Suivre systématiquement l’état de chaque demande.
- Relancer la mutuelle si pas de réponse sous 5 jours ouvrés.
- Vérifier la conformité facture/DPEC avant facturation.
- Expliquer au patient que certains soins nécessitent un accord préalable.
Exemple concret avec TP Zen
Un cabinet dentaire de 4 praticiens avait 20 % de rejets liés aux DPEC :
- demandes envoyées tardivement,
- mutuelles mal identifiées,
- absence de suivi.
Après externalisation avec TP Zen :
- DPEC envoyées dès devis,
- suivi automatisé avec relances,
- facturation conforme aux demandes validées.
Résultat : impayés réduits à moins de 3 % en 6 mois, soit plus de 25 000 € récupérés en un an.
Conseils pratiques à appliquer dès aujourd’hui
- Envoyez la DPEC dès le devis signé par le patient.
- Conservez une trace de chaque envoi et réponse.
- Vérifiez la conformité facture/DPEC avant facturation.
- Formez vos équipes aux procédures mutuelles.
- Externalisez la gestion si le volume est trop important.
Conclusion
La DPEC n’est pas une simple formalité : c’est la clé pour sécuriser les paiements en tiers payant. Anticiper, suivre et facturer conformément à la demande validée sont les trois réflexes à adopter pour éviter les impayés.
Avec TP Zen, vous bénéficiez :
- d’un envoi et suivi systématique des DPEC,
- d’une équipe qui gère relances et facturation conforme,
- d’une visibilité claire sur vos paiements.
À retenir en 30 secondes
- La DPEC valide la prise en charge par la mutuelle.
- Elle est indispensable pour certains soins (dentaire, optique, orthodontie).
- Envoyez-la dès le devis validé.
- Facturez conformément à la DPEC validée.
- Externaliser la gestion permet de sécuriser et d’accélérer les paiements.
